حیطه وظایف و فعالیت هایی که امروزه برای واحدهای روابط عمومی الکترونیکی تعریف می شود سامل موارد مختلف و متعددی است که در حوزه های تبلیغات، بازاریابی، اطلاع رسانی، انتشاراتی و... انجام می پذیرد.

امروزه رسالتهای بازاریابی و روابط عمومی تا حدود زیادی به هم نزدیک شده اند به گونه ای که توسعه روابط عمومی الکترونیک بستر توسعه بازاریابی الکترونیکی را فراهم کرده است.

کارمندان و روابط عمومی الکترونیک

یکی از چالش های اساسی مدیران و سازمان در پیاده سازی موفقیت آمیز روابط عمومی الکترونیک چالش هایی است که آنها در مواجه با کارمندان پیش رو دارند. کارمندانی که به شیوه های سنتی عادت کرده اند و اکنون باید خود را با روش ها و ابزارهای جدیدی هماهنگ سازند . همانطور که می دانید هر روش و ابزار جدیدی با خود فرهنگ و نیازهای جدیدی به همراه دارد و برای مثمر ثمر واقع شدن در جریان اهداف و برنامه های سازمان ضروری است که فرهنگ برخورد و استفاده مناسب از تکنولوژی های جدید در میان کارمندان گسترش یابد این کار از طریق آموزش های متناوبی صورت می گیرد که فراخور زمان به کارمندان ارائه می شود.

تمام این کارها به دلیل نقش جدیدی است که انشان و تکنولوژی به عنوان مکمل یکدیگر پیدا کرده اند. گسترش فرهنگ تکنولوژی پذیری در میان کارمندان روابط عمومی باعث تعالی جایگاه سازمان در میان مردم شده و ذهنیت مثبتی از سازمان در آنها بر جای می گذارد. کارمندان روابط عمومی الکترونیک در پاسخگویی به نامه های الکترونیکی، نمابر ها، تلفن ها، اطلاع رسانی از طریق سایت سازمان و... نهاست سرعت و دقت را به خرج خواهند داد تا مراجعه کننده تمامی اطلاعات مورد نظرش را به دست آورد. در اختیار داشتن کارمندان علاقه مند و حرفه ای می تواند شما را در بهره برداری از قوه خلاقیت آنها یاری دهد.

روابط عمومی الکترونیک هویت مجازی سازمان

توسعه فناوری اطلاعات و دنیای وب عرصه های جدیدی را برای رقابت بین سازمان ها گشوده است. از این رو تمامی سازمان ها باید در دنیای مجازی به دنیال کسب اعتبار و هویت تازه ای باشند چرا که اصول و چهارچوب های کاری آن با دنیای واقعی متفاوت است.در صورت پر رنگ بودن نقش و هویت مجازی سازمان شما در عصر اطلاعات و ارتباطات وجود جایگاه سازمان نیز بالاتر و پر اهمیت تر خواهد شد. وِيژگی دنیای کسب و کار مجازی در این است که دست یابی به شهرت و هویت مطلوب ممکن است در طی چندین سال حاصل شود ولی از دست دادن اعتبار در عرض چند دقیقه صورت خواهد گرفت یکی از مهمترین دلایل اهمیت دست یابی به هویت معتبر مجازی برای سازمان عدم شناخت مردمی که در دنیای مجازی وب اقدام به خرید و معامله می کنند از سازمان شماست لذا باید از شیوه ها و ترفندهای موجود در جذب و جلب اطمینان و نظر ایشان به شرکت و ترغیب در جهت خرید اول و خریدهای بیشتر صورت گیرد.

روابط عمومی الکترونیک به عنوان اولین واحدی که مردم در دنیای مجازی به هنگام ارتباط با سازمان با آن برخورد می کنند می تواند نقش تعیین کننده و بسیار مهمی را در طراحی و ایجاد یک ذهنیت شایسته و مناسب حال سازمان به انجام برساند برای این کار ضروری است که مدیران ار تمام ظرفیتهای اطلاع رسانی و تبلیغی و ابزارهای تکنولوژيکی موجود برای طراحی و معرفی هویت جدید در دنیای مجازی استفاده کنند            

آیا می توان اینگونه عنوان کرد که روابط عمومی الکترونیک، حرکتی است در فنآوری اطلاعات و ارتباطات برای توسعه کاربردهایش و یا به شکل دیگر روابط عمومی الکترونیک را نوعی استفاده مناسب بدانیم از ICT. مشابه این بحث را در زمینه های مختلف دیگر نیز می توان پیدا کرد. مفاهیمی نظیر کاربردهای کامپیوتر در مهندسی ، کاربردهای کامپیوتر در طراحی (CAD) و یا تجارت الکترونیک (eCommerce).
به جرات می توان گفت که در نرم افزار آن چیزی که شاید در هنر داشته باشیم تحت این عنوان که "هنر برای هنر" که یک نوع هنر مجرد و بدون ارتباط با سایرین را مطرح می کند را کمتر می توان یافت. نرم افزار ماهیتا در کاربردهایش در علوم مختلف معنا می دهد. توسعه نرم افزار و استفاده از IT نیز به همین شکل. زمانی نرم افزار رسالت واقعی خود را انجام داده است که در خدمت یک کاربرد بوده و باعث بهبود انجام یک فرایند گردد.
به نظر من در روابط عمومی الکترونیک وجه قالب تر را باید به روابط عمومی داد. در عین حال نباید کاربردهای فنآوری اطلاعات را محدود کرد به چند شاخه خاص. استفاده از IT در روابط عمومی (چنانچه فکر می کنم نظر امیر هم همین باشد) باعث قلب ماهیت روابط عمومی نمی شود. بلکه باعث می شود فرآیند های جاری روابط عمومی ها بهتر، کاراتر، کم هزینه تر و یا پویا تر انجام پذیرد.
بدین ترتیب به نظر می رسد که هدایت یک روابط عمومی به سمت روابط عمومی الکترونیک را نه به عهده یک کارشناس فنآوری اطلاعات و ارتباطات، بلکه به یک متخصص علوم ارتباطات و روابط عمومی باید سپرد، متخصصی که ضمن اطلاع مناسب از زمینه تخصصی خود، ذهنی مدل ساز و ساختیافته داشته باشد تا بتواند نیازهای خود را به صورتی مدون بیان کند تا با بهره گیری از متخصصان ICT ، راه حلی مناسب از میان راه حل های مختلف موجود برای آن نیاز مطرح شده و جنبه واقعی به خود گیرد.
اما چگونه می توان به چنین جایگاهی از شناخت رسید که بتوان نیازهای روابط عمومی ها را در این دیدگاه مطرح کرد و به آن پاسخ داد.
به نظر می رسد تشکیل گروه های کاری (نظیر آنچه گروه نرم افزاری روابط عمومی الکترونیک : ePRSoft سعی دارد به آن برسد و یا به قول امیر کلیک اول آن را بزند!) متشکل از افراد صاحب فکر و مجرب در روابط عمومی با کارشناسان IT می تواند راهگشا باشد. گروه هایی که با تولید محتوی و انتشار اطلاعات تخصصی در این زمینه مبانی تئوری این بحث را تشکیل داده، سپس سیستم ها و راه حل های عملی برای آن ارائه نمایند.
از سوی دیگر ارائه یک مدل و یا معماری مشخص، صریح، شفاف، پویا و به اندازه کافی عمومی و استاندارد از روابط عمومی و اطلاعات آن می تواند به عنوان گامی موثر در تحقق شعار ایجاد روابط عمومی الکترونیک باشد. این مدل با مشخص کردن معماری اطلاعات، گردش اطلاعات در سازمان، مورد های کاربری و شرح عملکرد فرآیند های روابط عمومی زمینه را برای توسعه کاربردهای ICT در روابط عمومی فراهم می کند.
از سوی دیگر نیز با همکاری متخصصان روابط عمومی و فنآوری اطلاعات و ارتباطات و با مبنا قرادادن مدلی که از روابط عمومی بدست آمده است، می توان به استاندارد سازی و جامعیت بخشیدن به خدمات و نرم افزارها و سخت افزارهایی که در مدل نهایی می توانند به سود روابط عمومی ها باشند اقدام کرد. بحثی که شاید اجرای آن به سادگی عنوان کردن نام آن نباشد ، اما در صورت اجرا باعث پیمودن شدن نیمی از راه در تشکیل روابط عمومی الکترونیک گردد.
بازهم در این مورد خواهم نوشت....
همین!