آیا می توان اینگونه عنوان کرد که روابط عمومی الکترونیک، حرکتی است در فنآوری اطلاعات و ارتباطات برای توسعه کاربردهایش و یا به شکل دیگر روابط عمومی الکترونیک را نوعی استفاده مناسب بدانیم از ICT. مشابه این بحث را در زمینه های مختلف دیگر نیز می توان پیدا کرد. مفاهیمی نظیر کاربردهای کامپیوتر در مهندسی ، کاربردهای کامپیوتر در طراحی (CAD) و یا تجارت الکترونیک (eCommerce).
به جرات می توان گفت که در نرم افزار آن چیزی که شاید در هنر داشته باشیم تحت این عنوان که "هنر برای هنر" که یک نوع هنر مجرد و بدون ارتباط با سایرین را مطرح می کند را کمتر می توان یافت. نرم افزار ماهیتا در کاربردهایش در علوم مختلف معنا می دهد. توسعه نرم افزار و استفاده از IT نیز به همین شکل. زمانی نرم افزار رسالت واقعی خود را انجام داده است که در خدمت یک کاربرد بوده و باعث بهبود انجام یک فرایند گردد.
به نظر من در روابط عمومی الکترونیک وجه قالب تر را باید به روابط عمومی داد. در عین حال نباید کاربردهای فنآوری اطلاعات را محدود کرد به چند شاخه خاص. استفاده از IT در روابط عمومی (چنانچه فکر می کنم نظر امیر هم همین باشد) باعث قلب ماهیت روابط عمومی نمی شود. بلکه باعث می شود فرآیند های جاری روابط عمومی ها بهتر، کاراتر، کم هزینه تر و یا پویا تر انجام پذیرد.
بدین ترتیب به نظر می رسد که هدایت یک روابط عمومی به سمت روابط عمومی الکترونیک را نه به عهده یک کارشناس فنآوری اطلاعات و ارتباطات، بلکه به یک متخصص علوم ارتباطات و روابط عمومی باید سپرد، متخصصی که ضمن اطلاع مناسب از زمینه تخصصی خود، ذهنی مدل ساز و ساختیافته داشته باشد تا بتواند نیازهای خود را به صورتی مدون بیان کند تا با بهره گیری از متخصصان ICT ، راه حلی مناسب از میان راه حل های مختلف موجود برای آن نیاز مطرح شده و جنبه واقعی به خود گیرد.
اما چگونه می توان به چنین جایگاهی از شناخت رسید که بتوان نیازهای روابط عمومی ها را در این دیدگاه مطرح کرد و به آن پاسخ داد.
به نظر می رسد تشکیل گروه های کاری (نظیر آنچه گروه نرم افزاری روابط عمومی الکترونیک : ePRSoft سعی دارد به آن برسد و یا به قول امیر کلیک اول آن را بزند!) متشکل از افراد صاحب فکر و مجرب در روابط عمومی با کارشناسان IT می تواند راهگشا باشد. گروه هایی که با تولید محتوی و انتشار اطلاعات تخصصی در این زمینه مبانی تئوری این بحث را تشکیل داده، سپس سیستم ها و راه حل های عملی برای آن ارائه نمایند.
از سوی دیگر ارائه یک مدل و یا معماری مشخص، صریح، شفاف، پویا و به اندازه کافی عمومی و استاندارد از روابط عمومی و اطلاعات آن می تواند به عنوان گامی موثر در تحقق شعار ایجاد روابط عمومی الکترونیک باشد. این مدل با مشخص کردن معماری اطلاعات، گردش اطلاعات در سازمان، مورد های کاربری و شرح عملکرد فرآیند های روابط عمومی زمینه را برای توسعه کاربردهای ICT در روابط عمومی فراهم می کند.
از سوی دیگر نیز با همکاری متخصصان روابط عمومی و فنآوری اطلاعات و ارتباطات و با مبنا قرادادن مدلی که از روابط عمومی بدست آمده است، می توان به استاندارد سازی و جامعیت بخشیدن به خدمات و نرم افزارها و سخت افزارهایی که در مدل نهایی می توانند به سود روابط عمومی ها باشند اقدام کرد. بحثی که شاید اجرای آن به سادگی عنوان کردن نام آن نباشد ، اما در صورت اجرا باعث پیمودن شدن نیمی از راه در تشکیل روابط عمومی الکترونیک گردد.
بازهم در این مورد خواهم نوشت....
همین!

امير در وبلاگ خودش روش شناسي ورود به اين بحث را از ديدگاه خودش (روابط عمومي و علوم ارتباطات) مورد بحث قرارداده است. اما من مي خواهم از زاويه ديگري و با نگرش فنآوري اطلاعات به اين بحث وارد شوم! لازم به ذکر است صحبت در زمينه روابط عمومي الکترونيک به سادگي صحبت در زمينه دولت الکترونيک و يا تجارت الکترونيک و ... نيست. دليل آن هم تعدد صاحب نظران و بحث هاي اساسي است که در اين زمينه وجود دارد. ePR بحثي است داغ براي گفتگو و مرد ميدان و يا سر سبز مي خواهد براي ورود به آن!!
در ابتدا لازم است دو واژه تعريف گردند: اول سيستم و دوم روابط عمومي با ديدگاه سيستماتيک.
سيستم :

سيستم مجموعه اي منظم از اجزاء به هم پيوسته است که براي رسيدن به يک هدف خاص با يکديگر در تعامل مي باشند. مي توان گفت که سيستم چهار جزء اصلي دارد: ورودي،خروجي، پردازش و کنترل.
بدين ترتيب مي توان روابط عمومي و جايگاه آن را مورد بررسي قرارداد. روابط عمومي يک واسط (Interface) بين سازمان کاري و مخاطبان خود مي باشد. در يک روابط عمومي مانند هر سيستم ديگر (به طور خاص هر سيستم اطلاعاتي ديگر (IS:Information System)) چهار جزء اصلي را دارد. ورودي روابط عمومي ها را اطلاعات درون سازمان، اخبار رسانه هاي مختلف و نظرات کارمندان و مخاطبان آن سازمان مي باشد. خروجي روابط عمومي نيز مجموعه اطلاعات و اخباري است که بايد به بيرون از سازمان کاري (و يا به کاربران آن) منتقل شود. پردازش هايي که روي اين اطلاعات صورت مي گيرد شامل پالايش اطلاعات و طبقه بندي آن و کنترل هاي آن سياست هاي سازمان و بازخورد نظرات مخاطبين مي باشد. با اين ديدگاه روابط عمومي يک سازمان صرفا بخش و يا واحد روابط عمومي آن سازمان نيست. بلکه هر فرد، گروه و يا سيستمي که با مخاطبين بيروني خود براي تحقق اهداف سازمان تلاش مي کند يک روابط عمومي است و شايد بتوان بخش يا اداره روابط عمومي را به عنوان مدير و ناظر اين فرآيند انتخاب نمود.
به عبارت ديگر در يک روابط عمومي بر اساس سياست هاي سازمان (کنترل) اطلاعات از منابع مختلف جمع آوري مي شود (ورودي) آماده شده (پردازش) و به مخاطب منتقل مي شود (خروجي). به اين شکل پرسش مطرح در روابط عمومي آن است که بدانيم چه اطلاعي را به چه شکلي و در چه زماني به چه کسي و به چه شکلي منتقل کنيم!؟ پرسش سختي است انصافا!
در روابط عمومي هاي سنتي اين پرسش ها به صورت تجربي پاسخ داده مي شود. بنابراين ممکن است به هرکدام از اين پرسش ها پاسخ درستي داده نشود. اين که روابط عمومي بر اساس سياست ها که مي تواند مشتري مداري، تکريم ارباب رجوع ، سودآوري و يا هر چيز ديگر درست عمل کند و اطلاعات درستي را به شخص درست منتقل کند باعث موفقيت روابط عمومي در گام اول و در مرحله بعد تحقق اهداف سازمان در گام بعد مي باشد. به نظر مي رسد روابط عمومي توانمند روابط عمومي است که بتواند اين کار را به درستي انجام دهد.
حال بپردازيم به بحث روابط عمومي الکترونيک:

روابط عمومي الکترونيک به منزله استفاده صرف از ابزارهاي الکترونيک براي انتقال اطلاعات نيست! اين نکته است که به طور موکد روي آن تاکيد مي کنم. روابط عمومي الکترونيک به نظر من، با بهره گيري مناسب از فنآوري اطلاعات و ارتباطات (ICT) ، طبقه بندي مناسبي از اطلاعات را ايجاد مي کند و نظام جمع آوري، گردش و پردازش، ارائه و در نهايت دريافت بازخورد (feedback) را به بهترين شکل ممکن، (سريع، دقيق، آسان و عاري از خطا) انجام مي دهد. بنابراين رسانه هاي قديمي و يا اشکال قديمي ارائه اطلاعات (مانند کتاب، جزوه، بروشور، مجله، خبرهاي مکتوب و يا صوتي و تصويري، کاتالوگ و يا همايش ها، نمايشگاه ها و ... هر کدام از ابزارهاي قبلي روابط عمومي) نيز در روابط عمومي الکترونيک جايگاه دارند.
به عبارت ديگر در يک روابط عمومي الکترونيک يک پايگاه دانش (knowledge base) از کليه اطلاعات که پيشتر در يک معماري نظام يافته اند نگهداري مي شود. از سوي ديگر مخاطبين اين اطلاعات شناسايي و طبقه بندي مي شوند. براي هر مخاطب بايستي از ابزار خاص خود استفاده کرد و اطلاعات را منتقل نمود. براي مثال براي مخاطبيني که سطح سواد بالاتري دارند مي توان با راه اندازي يک وب سايت پويا، براي مخاطبين عام از طريق جرايد و يا تلفن گويا استفاده کرد. براي مخاطبين محدود در يک بازه زماني خاص از طريق جشنواره و يا همايش و يا .... عمل کرد و ....
از سوي ديگر نوع اطلاعات نيز در انتخاب کانال و يا ابزار ارائه مهم مي باشند. براي مثال اطلاعات آماري و جزيي را از طريق وب سايت و يا بروشورهاي تفصيلي بهتر مي توان ارائه نمود. در حاليکه در تلفن گويا بايد اطلاعات مختصر و کاربردي ارائه گردد و يا در روزنامه ها و جرايد بايد با توجه به نوع مخاطب آن جريده , اطلاعات مختصر و مهم و عام ارائه گردد.
بدين ترتيب روابط عمومي فقط يک واسط ساده و ايستا نيست. فقط وظيفه ارائه اطلاعات را ندارد. بلکه روابط عمومي به عنوان يک واسط پويا خود تشخيص مي دهد که اطلاعات را چگونه و براي چه کسي و از چه طريقي ارائه کند. فرهنگ سازي نمايد و بر اساس سياست هاي تعيين شده جلب مخاطب نموده و يا رضايتمندي مخاطبين را بالا ببرد و از طريق دريافت نظرات و جمع آوري اطلاعات از داخل و خارج سازمان تاثير فعاليت هاي خود و سازمان مطبوعش را در محيط اندازه گيري و جهت حرکت خود را بهبود بخشد.بنابراين روابط عمومي الکترونيک با اصلاح روشها و بهره گيري از ابزارهاي نوين مي کوشد که نقش خود را در بهبود فرآيند هاي اطلاع رساني و جلب اطلاعات پررنگ تر نمايد.

درخاتمه ....
روابط عمومي الکترونيک، گام اول است در جهت ايجاد سازمان الکترونيک و درنهايت دولت الکترونيک. روابط عمومي با توجه به ماهيت اطلاعاتي خود، جايگاه مناسبي است براي استفاده از تکنيک ها، ابزارها و روشهاي فنآوري اطلاعات و ارتباطات که متاسفانه امروزه کمتر از آن بهره مناسب مي برد. دليل آن به مهجور بودن روابط عمومي در سازمانها (عدم مهم شمردن آن به اندازه کافي)، عدم دانش مديران و کارمندان روابط عمومي ها و يا بخش نامه اي بودن فعاليت هاست. به دليل کار زياد با روابط عمومي ها اغلب مشاهده مي کنم که در روابط عمومي ها به جاي استفاده از ابزارهايي نظير وب سايت و يا تلفن گويا براي ارتباط با مخاطب، اين ابزارها صرفا براي رفع تکليف و انجام بخشنامه خريداري و استفاده مي شوند و حتي مشاهده مي شود که کارمندان روابط عمومي پشت اين رسانه ها مخفي مي شوند به جاي اين که از آن استفاده مناسب بنمايند.
این مطلب یک مقدمه است در این بحث،باز هم در اين مورد خواهم نوشت....

همين!

مزاياي نظرسنجي الكترونيك

در كنار روش‌هاي مختلف نظرسنجي  با تمام مزايا و معايبي كه دارند، مي‌توان پرسشنامه را از بسته نرم‌افزارهاي فعال در شبكه دريافت و تنظيم كرد و از طريق شبكه اينترنت يا شبكه داخلي محل كار يا از طريق نامه الكترونيكي توزيع و جمع‌آوري نمود.
اين بسته‌هاي نرم‌افزاري، ابزارهايي انعطاف‌پذير و سازگار هستند كه مي‌توانند متناسب با هر نوع كاربري و تحقيقي از جمله سنجش رضايت شغلي كارمندان، سطح انگيزش، تحقيقات بازاريابي، تعيين سطح رضايت مشتري و ... تنظيم شوند.
به علاوه اين بسته‌هاي نرم‌افزاري براي كاربران مختلف و در سطوح مختلف از دانشگاهي تا شركت‌هاي بزرگ بين‌المللي و حتي دولت‌ها طراحي شده‌اند و لذا نياز به آموزش تخصصي چنداني ندارند.
از ديگر مزاياي اين بسته‌‌ها توانايي و قابليت ارتقاء يافتن و به روز شدن(Upgrade) از سوي شركت خدمات‌دهنده است.
در واقع با استفاده از اين نرم‌افزارها مي‌توان با هزينه‌اي اندك، پرسشنامه‌اي را با ظاهر حرفه‌اي و با سرعتي بالا در سطحي وسيع توزيع كرد.
توانايي‌هاي موجود در بسته‌هاي نرم‌افزاري فعال در شبكه به ما اين امكان را مي‌دهد كه:
- هزينه‌هاي استخدام پرسشگر، جابجايي‌ها، ارسال و جمع‌آوري پرسشنامه را كاهش دهيم.
- خطرات تهديدكننده پرسشگران وجود نداشته باشد.
- مطالعات مقدماتي را مي‌توان براي انجام پرسشنامه نهايي با هزينه‌اي اندك انجام داد.
- مي‌توان به جمعيتي بيش از جمعيت هدف به آساني دسترسي داشت.
- امكان ارسال پرسشنامه به نقاط مختلف جهان و با سرعت بالا.

به علاوه، استفاده از اين بسته‌هاي نرم‌افزاري احتياج به فراگيري نحوه استفاده از برنامه‌هاي مختلف را منتفي مي‌كند و در ضمن از محيط گرافيكي زيبايي برخوردار است.
اين بسته‌هاي نرم‌افزاري محتوي نرم‌افزار توليد خودكار پرسشنامه متناسب با هدف، كنترل‌كننده خودكار اعتبار داده‌ها، صفحه‌آراي حرفه‌اي، گزينه‌هاي چندگانه توزيع پرسشنامه، توانايي ارائه گزارش نهايي در 20 قالب و ابزارهاي پيشرفته تحليل داده‌هاست.

معايب نظرسنجي الكترونيك

با تمام اين اوصاف و مزاياي موجود در استفاده از شبكه‌ها و بسته‌هاي نرم‌افزاري، معايبي را هم مي‌توان براي آن برشمرد. يكي از معايب آن، از دست دادن امكان گفت‌وگوي رو در رو با پاسخگويان بويژه در مرحله مطالعات مقدماتي است.

 ايراد ديگر، وجود نداشتن تضمين امنيتي، هنگام استفاده از شبكه اينترنت است. در ضمن پاسخگويان اين روش تنها به كاربران شبكه‌ها محدود مي‌شوند. ضعف ديگر اين روش فراوان شدن اين نوع نظرسنجي و احتمال وجود ويروس‌هاي اينترنتي است و لذا اين امكان وجود دارد كه كاربر پيش از باز كردن نامه الكترونيكي حاوي پرسشنامه و توضيحات، آن را از صندوق پستي خود حذف كند.
از ديگر معايبي كه براي اين روش جمع‌آوري داده‌ها مي‌توان برشمرد، ميزان اعتبار پاسخ‌هاست كه در اين روش به علت حضور كاربر در فضاي مجازي و ناشناخته ماندن از سطح پايين‌تري از اعتبار برخوردار است.
به هر حال اين روش، روش نويني است و براي مشخص‌تر شدن قابليت‌ها و ضعف‌هاي آن بايد زمان بيشتري انتظار كشيد چرا كه برخي امكانات كه در زمره معايب اين روش محسوب مي شود در حال مرتفع شدن است، از جمله افزايش روز افزون فراگيري شبكه‌ها كه دسترسي به جمعيت بيشتري را مقدور مي‌كند.
_______________
منبع مورد استفاده: مقاله "نظرسنجي الكترونيك" نوشته: هادي خوشنويس‌ در ماهنامه فرهنگ و پژوهش شماره 159

قرار است وب سایت چه نقشی بازی كند؟ تب تند داشتن وب سایت مثل خیلی چیزهای دیگر در جامعه ما بالا گرفت و هركس برای سازمان خود وب سایتی ثبت كرد و…اما حالا چه با این همه طرح و هزینه و سرمایه گذاری آیا وب سایتهای سازمان های ما كارایی لازم را دارند آیا وب سایت ها توانسته اند سازمان های ما را به صورت 24*7 تبدیل كنند.
آیا تاثیری در اقتصاد سازمان داشته اند؟ این سوالات و بیشمار سوالات دیگر وقتی در ذهنم خطور كرد كه برای به دست آوردن نشانی پستی فلان سازمان، یا شماره تماس فلان شركت مجبور می شدم تمام وب سایت را زیر رو كنم و بعد از پیدا كردن و تماس تازه متوجه می شدم یا شماره اشتباه است یا شركت از آن نشانی نقل مكان كرده است. وب سایتی كه می تواند آینه تمام نمای پویایی سازمان باشد بدون مدیریت و بازنگری رها می شود و اطلاعات غلط در اختیار بازدیدكننده ها می گذارد چه بسا كه از میان 1000 بازدیدكننده یكی بتواند زمینه قراردادی بسیار سود اور را فراهم كند.
در مورد پست الكترونیك هم كه دیگر حرفی برای گفتن نیست چرا كه تنها به عاملی برای افزایش پرستسژ افراد در هنگام ارائه كارت ویزیت تبدیل شده و بس چراكه هیچگاه نمی توانی صد در صد امیدوار به دریافت پاسخ ایمیل خود باشی. با توجه به بررسی های و تحقیقاتی كه تا كنون كردم و بدون هیچگونه تعصبی نسبت به جرگه كاری خویش باید بگویم تنها بخشی كه می توند وب سایت سازمان را پویایی ببخشد روابط عمومی آن سازمان است واین میسر نیست مگر با داشتن یك تیم قوی در روابط عمومی و سازمانی فعال و پویا.با توجه به این موضوع سعی می كنم از این پس پیرامون این قضیه بیشتر بحث كنم و راهكارها و تكنیك های مدیریت وب سایت سازمان را در قالب مدیریت روابط عمومی مورد بررسی و ارزیابی قرار دهم.

و اما  اگر بخواهیم ساده سازی این بحث را داشته باشیم , می توانیم  پاسخ اینكه موضوع چیست ؟ را برای همین وبلاگ بدهیم ؛ كه باید بگوییم :  موضوع  بازنگری اصول ‏, مبانی نظری و تكنیك های روابط عمومی  در بسترهای جدید ارتباطی است .
همزمان آشنایی با مفاهیم دولت الكترونیك , سایبرژورنالیسم و شهروند الكترونیكی و كسب تازه ترین اخبار و رویدادهای این سه حوزه  , ماهیت وبلاگ جدید ( و البته ماهیت بحث روابط عمومی الكترونیك) خواهد بود.

نظر شما چیست ؟!